總會秘書處業務摘要（與委員會相關的）
※請依據年度工作計畫辦理，相關資料彙集到會員代表大會時發放的〝會務工作報告書〞（藍皮書）

 

※ 文書作業-會議訊息發佈-mail通知及網站公佈（活動前15天）
           -會議資料準備與繕打（例行會議秘書處不派員，由委員會成員紀錄）
           -聯繫與資料整理
           -電子報發送(每項活動發送一次)
※ 網站資料維護
※ 財務
 協助各項財務發包事宜（5～10萬元以內三家廠商議價，10萬以上公開招標）
 協助各項活動收、支款（總會代收）
 協助活動財開核銷
 請款流程：總會每月結帳一次，每月25日前檢附相關單據製作請款明細表，於次月5日前送交財務長、秘書長、總會長審核簽章，15日簽發支票不論金額一律以次月支票支付，票期為次月30日；開出支票皆押抬頭，以公司或分會為領款人
 承辦活動請款
※於活動實施二週前，以正式公文提報相關活動之時間、地點、活動內容（含訓練課程之講師名單）等於總會通過備查。
        ※於實施完畢一週內，請備妥以下資料郵寄至總會秘書處並以正式公文提請總會核撥補助
※活動成果報告書（請裝訂成冊）內容：
◎活動之流程（例如分會之相關籌備會記錄）
◎活動之文宣廣告樣張（文宣廣告或邀請函）
◎活動之組織系統表
◎活動照片6張 (照片須附加說明、含有活動主題布條)
◎活動支出結算明細表
◎活動心得報告（200字以上）
◎結業學員名單（有發結業證書的活動）
◎分會請款收據乙份
        ※向總會秘書處領用結業證書，並於課程結束後，依據『承辦分會申請活動經費作業須知』相關規定，將未使用及作廢之證書，連同該活動結業學員名冊向總會報抵。若有未依規定退還未使用及作廢之結業證書時，同意由撥款單位逕自活動補助款中每張扣除新台幣20元整決無異議。